Når arbejdsbelastning ikke kan ses
Arbejdsopgaver kan tælles, fordeles og placeres i digitale systemer. Det betyder ikke nødvendigvis, at den samlede belastning bliver tydelig. Det kan være let at tildele én opgave mere, mens det er langt vanskeligere at se, hvornår et menneskes kapacitet er ved at være brugt.
A Cup Full of Work undersøger, hvad der sker, når arbejdsbelastning ikke kun beskrives med tal og ord, men bliver gjort fysisk, synlig og mulig at reagere på. Prototypen var derfor ikke en tidlig udgave af et færdigt produkt. Den var et undersøgelsesartefakt: noget vi kunne bruge til at gøre spørgsmålet konkret og få øje på nye reaktioner og sammenhænge.
Opgaver kan tælles – kapacitet er sværere at se
I møder og planlægningssystemer bliver opgaver ofte behandlet som enkeltstående enheder. Den ene opgave kan se overskuelig ud, selv om personen, der modtager den, allerede har mange andre opgaver. Kapacitet er til stede som en vigtig forudsætning, men den er sjældent synlig i selve situationen, hvor arbejdet fordeles.
Den sidste opgave er sjældent den eneste
Udfordringen er ikke kun at registrere flere oplysninger om opgaver. En liste kan vise, hvor mange opgaver en medarbejder har, men den viser ikke nødvendigvis, hvordan belastningen opleves, eller hvad der sker, når endnu en opgave bliver lagt oveni.
Vi blev derfor optaget af et andet spørgsmål: Kan en fysisk interaktion gøre det lettere at forstå og tale om grænsen mellem ledig kapacitet og overbelastning?
En kop som billede på kapacitet
Vi brugte koppen som metafor for menneskelig kapacitet. En kop har en synlig grænse. Man kan fylde noget i den, flytte indholdet og opleve, når den nærmer sig at være fuld. På den måde blev det muligt at omsætte et organisatorisk og psykisk begreb til en handling, man kunne se og udføre.
Det afgørende designgreb var ikke at tegne en ny opgaveliste. Det var at skabe en interaktion, som kunne få deltagerne til at opleve belastning på en anden måde.
CupTask som samlet interaktionskoncept: en fysisk prototype koblet til gruppens fortælling om opgavefordeling og arbejdspres. Foto: Kåre Buje.
Vi byggede spørgsmålet fysisk
Projektet blev udviklet som et gruppeprojekt i interaktionsdesign. Vi arbejdede i korte iterationer med idéudvikling, valg af koncept, konstruktion, elektronik og programmering. Prototypen blev bygget omkring fysiske kopper og elektroniske komponenter, der kunne registrere og formidle, at “arbejde” blev flyttet mellem dem.
Min rolle omfattede idéudvikling og programmering samt arbejdet med at få den digitale logik og den fysiske interaktion til at hænge sammen. Det krævede både tekniske valg og løbende vurderinger af, om interaktionen faktisk kommunikerede den ønskede betydning.
Før interaktionen kunne opleves som enkel, skulle Arduino, display, input og programlogik fungere sammen. Foto: Kåre Buje.
Når prototypen møder mennesker
Da andre mødte prototypen, kunne de ikke nøjes med at betragte arbejdsbelastning som et abstrakt tal. De måtte forholde sig til en fysisk beholder med en begrænset kapacitet og til handlingen at give eller modtage mere arbejde.
Afprøvningen gav ikke et endeligt svar på, hvordan arbejdsbelastning bør styres. Den viste værdien af at gøre en ellers usynlig problematik oplevelig. Reaktionerne omkring prototypen blev samtidig ny viden, som kunne bruges til at præcisere spørgsmålet og udvikle næste version.
Fra studieprojekt til arbejdspladsens planlægning
Den samme tilgang kan være relevant i teamplanlægning, Scrum, workshops og samtaler om kapacitet og psykisk arbejdsmiljø. Ikke nødvendigvis fordi organisationen har brug for netop kopper, men fordi abstrakte organisatoriske forhold nogle gange bliver lettere at undersøge, når mennesker kan se, mærke og handle på dem sammen.
Casen rejser derfor et bredere spørgsmål: Hvordan kan en organisation gøre kapacitet tydelig, inden overbelastningen først bliver synlig gennem forsinkelser, fejl eller mistrivsel?
Prototypen som undersøgelse – ikke bare som løsning
A Cup Full of Work er et eksempel på Research through Design. Vi byggede ikke kun for at nærme os et på forhånd defineret produkt. Vi byggede for at undersøge det, vi endnu ikke forstod. Prototypen var både et muligt svar og et redskab til at stille bedre spørgsmål.